Organisoinnin ja järjestelmien mestari haussa

EXECUTIVE ASSISTANT

Smart Mentoring Oy on nopeasti kasvava myynnin, markkinoinnin konsultointiyritys, joka auttaa asiantuntijayrittäjiä rakentamaan kannattavaa, skaalautuvaa liiketoimintaa premium-tason palveluiden avulla. Missiomme on auttaa yrittäjiä kasvamaan yksinyrittäjistä toimitusjohtajiksi rakentamalla prosessit, järjestelmät ja rakenteet, joiden päälle liiketoiminta voi moninkertaistua.

Kasvamme parhaillaan miljoonaluokan liikevaihdosta kohti seuraavaa tasoa, ja tarvitsemme tiimiimme nyt uuden Executive Assistantin, joka haluaa olla keskeisessä roolissa varmistamassa, että arki, järjestelmät ja prosessit toimivat poikkeuksellisen laadukkaasti.

Tämä rooli sopii sinulle, jos nautit selkeyden luomisesta ja prosessien kehittämisestä, vastaat mielelläsi useista kokonaisuuksista samanaikaisesti ja koet olevasi parhaimmillasi, kun asiat etenevät tehokkaasti ja järjestelmät toimivat saumattomasti.

Roolisi: sujuvaa toimeenpanoa, järjestelmien hallintaa ja operatiivista tukea

Executive Assistantina tuet yrityksemme operatiivista johtajaa ja koko tiimiä monipuolisilla hallinnollisilla ja operatiivisilla tehtävillä. Vastaat siitä, että arki pyörii täsmällisesti, projektit liikkuvat eteenpäin ja yrityksen keskeiset prosessit ovat kontrollissa niin datan, järjestelmien kuin toiminnankin tasolla.

Keskeiset vastuut

• Operatiivisen johtajan päivittäinen tuki hallinnollisissa ja operatiivisissa tehtävissä

• Datan käsittely ja raportointi

• Kalenterien, sähköpostien ja aikataulujen ylläpito

• Järjestelmien ylläpito ja seuranta

• Sopimusten läpikäynti, päivittäminen ja dokumentointi

• Projektien etenemisen seuranta ja raportointi

• Laskutus, taloushallinnon perusrutiinit ja dokumenttien hallint

Työkalut ja järjestelmät, joita käytät

• Excel / Google Sheets (datan kerääminen, seuranta ja raportointi)

• GoHighLevel (CRM, automaatiot ja laskeutumissivujen rakentaminen)

• n8n (agentit, integraatiot ja ylläpito)

• Squarespace (laskeutumissivujen rakentaminen)

• ActiveCampaign (automaatioiden ja sähköpostijonojen rakentaminen)

• Netvisor (taloushallinnon perusteet)

• Notion, Zapier, Meta Ads Manager

• Kokonaisvaltainen kyky oppia uusia järjestelmiä nopeasti ja itsenäisesti

Mitä odotamme sinulta

• Kokemusta assistentin, koordinaattorin tai muun hallinnollisen roolin tehtävistä

• Erinomaiset suomen ja englannin kielen taidot sekä kirjallisesti että suullisesti

• Poikkeuksellista järjestelmällisyyttä ja kykyä hallita useita tehtäviä samanaikaisesti

• Nopeaa omaksumiskykyä ja halua oppia uusia teknologioita

• Tarkkuutta, huolellisuutta ja taitoa työskennellä myös paineen alla

• Proaktiivisuutta, ratkaisukeskeisyyttä ja kykyä nähdä, mitä seuraavaksi tarvitaan

• Motivaatiota kehittyä urallasi ja sitoutua kasvavaan yritykseen

Mitä saat meiltä

• Roolin, jossa pääset suoraan vaikuttamaan yrityksen tehokkuuteen ja kasvuun

• Mahdollisuuden osallistua kansainvälisiin valmennusohjelmiin (mm. Strategic Coach, Strategic Assistant)

• Joustavat työajat ja mahdollisuuden työskennellä myös etänä

• Kulttuurin, jossa yhdistyvät kunnianhimo, selkeys ja ihmisläheisyys

• Mahdollisuuden kasvaa roolissa

Tämä rooli sopii sinulle, jos…

• Rakastat järjestystä, järjestelmiä ja selkeitä prosesseja

• Olet nopea oppimaan ja omaat luontaista tarkkuutta

• Kykenet hallitsemaan useita kokonaisuuksia samanaikaisesti

• Innostut siitä, että asiat etenevät, ja varmistat, että niin tapahtuu

• Haluat roolin, jossa käsialasi näkyy suoraan prosessien sujuvuudessa ja yrityksen kasvussa

Rooli on…

• Kokoaikainen

• Aloituspalkka 3000 €/kk

• Osittain etätyö, osittain toimistollamme Helsingin Kampissa

Kiinnostuitko?

Täytä alta löytyvä lomake ja liitä mukaan hakemustekstisi ja CV:si. Aloitamme haastattelut heti sopivien hakijoiden löydyttyä, joten hae rohkeasti mukaan!